Programa Menos Papel de digitalización de procesos internos
Título original: MENOS PAPEL
QUÉ VENÍA PASANDO
La administración municipal utilizaba cantidades excesivas de papel en trámites, seguimiento de procesos, comunicaciones internas y atención ciudadana, lo que generaba altos costos en papelería e impresión, ineficiencia operativa e impacto ambiental.
QUÉ SE HIZO
El municipio emitió una normatividad interna que impulsó a las dependencias a digitalizar sus procesos y comunicaciones. Se implementó el uso de tecnología para reemplazar el papeleo en trámites internos, atención ciudadana y comunicaciones entre áreas.
QUÉ CAMBIÓ
En el Hospital Municipal se redujo de 50.000 formatos mensuales a 7.000 recetas y vales de farmacia. Un proceso que ocupaba 2.400 hojas diarias fue reducido. El control de combustible disminuyó su uso de papel a un tercio. Las comunicaciones internas pasaron de aproximadamente 20.000 mensuales con 3 hojas cada una a comunicación electrónica.
Lo declaró quien presentó el caso. Nadie lo auditó.
QUÉ DEJA
Otros municipios pueden establecer normativas internas que motiven a las dependencias a usar medios electrónicos para comunicaciones y procesos de alto consumo de papel, lo que reduce costos, mejora la eficiencia operativa y disminuye el espacio necesario para almacenamiento de documentos.
Tomi te acompaña a diseñarlo paso a paso, con la normativa de tu lugar.
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